史上最简易 Omnifocus 神器使用教程,没有之一!

Omnifocuss 在手机上安装了很久,一直躺在那里没有用,看过网上的一些教程,即使是那些号称最容易懂的教程,我也没看懂。最近,有幸跟成哥学习了如何使用该工具,听完分享受益匪浅,终于有点眉目了! 


初学 Omnifocuss ,觉得它是一个「清单+个人时间管理和项目管理工具」,也许远远不止于此,需要后面再度探索,先记下成哥分享的内容,与同我一样对这个工具一头雾水的小伙伴们进行分享。

本分享写作逻辑,从该应用的使用场景(记录)说起,过渡到动作(记录)的分解,再到项目管理和上下文查看,之后讲解具体某一个事件(动作)的管理和其他杂项,最后分享一点小技巧。 

1、随时随地记录待办事项

在日常工作学习生活中,我们总会受到来自各个方面的干扰,可能是自己突然想起一件事情,或者别人突然过来嘱托你一件的事情,这些都很可能打断你手头上的工作,这时候,为了不让手头工作被打断,立即通过 Omnifocus 右下角+号添加一条记录(我把它叫为「清单」),只记录一条事件,不进行任何其他操作。

点击右下角的「+」添加清单

是否马上记录或停下手头工作,有两个原则:

①新事件的紧急重要程度

② 2 分钟原则

该事件是否在 2 分钟内能完成且不打断你现有的思路,如果是,立即处理;如果不是,又不是紧急重要的,加到『清单』中,继续原来的工作。

2、Check你的收件箱

通过1中随手记录的事件会收纳到你的收件箱中,当你忙完手头的工作时,就可以 Check 你的收件箱啦!那要 Check 什么呢?

①事件是否为一次性动作,如果是,对内容进行完善;

②事件需要多个步骤才能完成:对事件进行分解;

check 你的收件箱并分解『动作』

1 中随手记录的每一个事件,可以把它暂且当作一个『动作』,当一个动作需要很多步骤才能完成时,我们就要把它转化为一个项目来进行分解了。这时候可以锻炼你对事情的深度思考能力。

3、了解每一个动作(不可分解的事件)相关信息的设置

点开具体的某一个动作,可以看到一个动作包含了三个维度:信息、注释和附件。

为动作添加相关信息

注释和附件很好理解啦!注释可以备注下该动作需要注意的事情,附件可以添加语音或拍照对该『动作』进行补充说明。 

比较复杂的就是信息一栏了,包括什么项目、上下文等让人很难理解的东西,这些到底有何妙用呢?让我们一起来看下。 

4、项目:帮助你更好地进行项目管理

在前面 1-3 中我们也多次提到了项目,项目是什么?其实我们可以把它理解为电脑一个一个的文件夹,每一个文件夹都是一个项目,和电脑文件夹一样,Omnifocus 支持无限级创建项目,但建议项目的创建最好不要超过 3 层,这跟电脑上的文件夹是一样一样的,太多层级的文件夹,查找起来就更不方便啦!

建立项目(文件夹)

 把『项目』当作文件夹来理解之后,就容易明白怎么创建啦,比如我可以把文件夹命名为:工作、个人和生活(排列顺序可以通过右上角的「编辑」按钮进行移动)。生活下面再分为一个个的小项目:如日常、娱乐、健康等(工作和生活的以此类推),这个分类是可以随时改的,发现不合适的时候可以随时调整。 

提前设置好这些分类(建好文件夹),在添加『动作』中的信息时,就可以将这些『动作』进行分类,便于做项目管理和日后核收。

5、上下文:该动作的使用场景或执行对象

上下文是什么意思,一开始我简直是一脸懵逼,网上教程提供了各种各样的设置方法,看得我也是一脸懵逼!

其实『上下文』可以把它设置为该动作的使用场景或者在项目管理中,执行该动作的对象。

比如按照场景设置『上下文』

①从使用场景上:我将『上下文』分为:公司、家里和在路上。这样设置有什么好处呢?

首先这三个是我日常最频繁的三个场景,按公司、家里和在路上分类,我可以通过『上下文』+根据我所在的场景,Check一下「此时此刻」我有哪些安排。

我看了下网上的一些『上下文』的设置,有一个设置是「无聊时」,哈哈,这个确实可以有,无聊前先安排好一堆事情,无聊的时候就可以做一些「有聊」的事情了!

②从执行对象上:我将『上下文』分为:A同事、B同事、C同事。

如果你是公司的一位管理者,在分派任务时,就可以先通过『上下文』查看公司员工目前手头工作的情况,便于对任务进行分派,避免有些同事太忙,有些又太闲。 

6、其他:标记、持续时间、推迟、到期、重复等

标记、持续时间、推迟、到期、重复这些比较好理解,更我们平常接触的差不多。其中标记可以理解为优先级。

7、移动和转换为项目

移动为:降级移动

转换为项目为:升级移动

有时候我们大局没有把握好,可能没把项目考虑清楚,这时候可以通过移动或转换为项目来进行调整。

8.共享

再说一点关于『共享』的。有时候我们在做项目管理或任务分配的时候,可能需要将某一个任务分派给相关的人,这个时候就可以用上『共享』功能,但由于 Omnifocus 是国外产品,很多共享方式并不好用,可能会导致打不开等问题,但有一点是,可以通过发邮件的方式将任务发给相关人,毕竟国外很多是用邮件的。

通过发邮件共享

需要记住一点的是, Omnifocus 并不是专注于协作上,更多的是项目和时间的管理,因此这个共享功能做成这样子也就可以理解了。

9、附近:基于地理位置的提醒

『附近』功能可以通过上下文来进行编辑,具体看提示操作即可。当你在该位置的附近(到达或离开时),就会自动提醒你去做什么事。比如离开公司时提醒打卡,到家市场附近时提醒买菜,到快递站时提醒拿快递等。

基于地理位置的提醒

收件箱顶部的日历条,可以直观看到每天的事件个数或未来安排,点击可快速进入查看当天的日程安排。

10、其他:收件箱顶部的日历条

收件箱顶部的日历条,可以直观看到每天的事件个数或未来安排,点击可快速进入查看当天的日程安排。

11、进阶技巧:电脑和手机打通

我们知道,Mac版的 Omnifocus 可与手机版的进行同步,但是 Windows 并没有 Omnifocus ,那么当你在用电脑办公时,怎么快速将临时任务添加到手机上呢? 

可以通过印象笔记发送邮件的方式,将事件发到手机上的 Omnifocus 中,实现手机和电脑端的打通,前提是要先注册个 Omnifocus 帐号。这点不累述,具体可以自己实操下,不太好的是,需要每条事件发一次邮件,如果合并发送,会被当作一条事件。

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